HR Update, Information Technology

Hal Yang Harus Diketahui Sebelum Membeli Mesin Absensi

Mesin absensi merupakan hal yang penting dalam menjalankan operasional bisnis perusahaan.  Mesin absensi membantu perusahaan dalam memastikan bahwa karyawan bekerja secara disiplin. sekarang ini sudah hampir semua perusahaan menggunakan mesin absensi agar tidak ada karyawan yang melakukan kebohongan mengenai jam masuk maupun pulang kerja.

Mesin absensi sendiri adalah  alat yang digunakan untuk mengetahui dan melacak kehadiran karyawan. Selain berfungsi untuk memgetahui dan melacak kehadiran karyawan,  mesin absensi juga sanga berguna untuk menghitung jam kerja karyawan mulai dari masuk hingga pulang kantor. Dengan begitu, penghitungan upah/gaji akan mudah dilakukan karena bagian HR (Human Resource) memperhitungkan dan mempertimbangkan berdasarkan data kehadiran dan lama jam kerja mereka. Mengikuti perkembangan zaman, mesin absensi kini semakin berkembang dan canggih. Jenisnya pun kini beragam mulai dari yang sederhana dengan menggunakan kartu absensi, pengenalan wajah hingga pelacakan lokasi secara real time.  Berikut ini beberapa jenis mesin absensi yang oerlu kamu ketahui :

Mesin Absensi Analog

Berdasarkan sejarah alat penghitung waktu kerja karyawan, mesin absensi kartu manual adalah jenis pertama kali yang digunakan di kantor sejak kurang lebih dua abad silam. Mesin absensi ini sering disebut juga dengan istilah mesin ceklok atau mesin absensi analog. Mesin absensi analog ini terdiri dari slot atau lubang untuk memasukan kartu absen karyawan serta jam analog yang menunjukkan waktu saat ini. Waktu pada saat karyawan memasukkan kartunya ke dalam slot inilah yang akan dicetak pada kartu absen (real time).

Harga mesin absensi ini cukup murah dan cocok digunakan untuk perusahaan berskala kecil dengan jumlah karyawan di bawah 100 orang. Namun, mesin absensi analog ini kurang relevan untuk digunakan di zaman serba digital seperti sekarang. Selain boros kertas, penggunaan mesin absensi analog juga kurang efektif, karena karyawan harus mengantri cukup lama untuk ceklok satu per satu. Mesin analog ini juga rawan pemalsuan, karena karyawan yang membandel bisa berbuat curang dengan menitipkan kartu absensinya ketika mereka bolos kerja.

Mesin Absensi Digital Berbasis PIN

Mesin Absensi Digital adalah mesin absensi yang menggunakan metode digital untuk mengabsen karyawan. Mesin ini telah ada sekitar tahun 1970.

Umumnya, mesin absensi digital memiliki beberapa tombol (nomor dan abjad) serta layar digital yang menunjukkan waktu atau teks yang ditampilkan. Melalui tombol tersebut, karyawan dapat memasukkan password/ barcode/ nomor PIN sebagai tanda absensi.

Alat ini terbilang cukup efektif dibandingkan mesin absensi analog. Selain waktu absensi yang lebih singkat, manajer/ HRD juga dapat mengontrol daftar hadir karyawan secara real time melalui komputer. Akan tetapi, sistem absensi ini masih rawan terjadi pemalsuan. Sebab, karyawan bisa saja menitip absen dengan cara memberitahu nomor PIN pada temannya.

Mesin Absensi Magnetic Card

Memasuki tahun 1980, muncullah mesin absensi digital berbasis magnetic card. Mesin absensi ini tidak jauh berbeda dengan mesin absensi digital berbasis PIN,  karena data absensi dapat dikelola secara digital di komputer. Bedanya, mesin absensi ini menggunakan sistem magentic card untuk melakukan absensi. Jadi, identitas karyawan yang telah didata pada sistem mesin absensi ini dapat langsung dideteksi hanya dengan menggesekkan kartu pada slot mesin.

Itu artinya pemakaian mesin absensi digital ID card/swipe card lebih praktis dan simpel. Dari segi harga, mesin absensi magnetic card juga lebih murah. Namun, lagi-lagi mesin absensi jenis ini masih sangat rawan dilakukan pemalsuan, karena karyawan masih dapat menitipkan kartu pada temannya ketika bolos kerja.

Mesin Absensi Biometrik (Fingerprint & Face ID)

Mesin absensi biometrik ini adalah gebrakan baru dalam penggunaan mesin absensi. Umumnya ada 3 maca sensor biometrik yang dapat digunakan untuk absensi, yaitu: sidik jari (fingerprint), wajah (face ID), dan retina mata.

 

Cara penggunannya juga cukup mudah. Untuk sidik jari, pengguna hanya perlu menempelkan salah satu jarinya ke bagian pendeteksi sensor mesin absensi. Untuk face ID, pengguna cukup menghadapkan wajahnya pada layar yang terdapat pada mesin absensi. Sedangkan untuk sensor retina mata, pengguna cukup menghadapkan retina mata pada layar mesin. Ketiga sensor biometrik tersebut cukup mudah digunakan dan tidak memerlukan banyak waktu untuk merekam data absensi. Dan yang lebih penting, mesin absensi biometrik sulit dipalsukan, karena sensor dapat membedakan sidik jari dan face ID secara detail pada setiap orang. Sehingga, karyawan curang yang ingin titip absen pun akan berpikir 100x untuk melakukannya. Dari segi harga memang lebih mahal dibanding harga mesin absensi yang dibahas sebelumnya. Namun, mesin ini dapat menjadi inventaris yang cukup berharga untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan Anda.

Mesin Absensi + Akses Kontrol Pintu

Mesin absensi ini biasanya menggunakan teknologi biometrik seperti yang telah dibahas sebelumnya. Akan tetapi mesin ini dilengkapi fitur akses kontrol yang mampu mengatur siapa sajakah yang dapat keluar-masuk kantor Anda. Dengan adanya akses kontrol ini tentu dapat membantu Anda dalam meningkatkan keamanan kantor. Karena, hanya sidik jari dan face ID orang-orang yang telah terdaftar dalam sistem mesin absensi saja yang dapat keluar-masuk kantor Anda. Dengan menggunakan alat ini, Anda akan dapatkan 2 keuntungan sekaligus, yaitu keamanan kantor meningkat dan kedisiplianna karyawan Anda pun juga meningkat.

Mesin Absensi Time Track

Mesin absensi berteknologi time track adalah inovasi terbaru mesin absensi, dimana pengguna dapat meng-input data absensinya secara jarak jauh. Alat ini biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan dengan banyak karyawan lapangan, seperti sales lapangan, teknisi suppot, dan kurir. Di kantor masih tetap dipasang mesin absensi biometrik, akan tetapi setiap manajer dan karyawan lapangan akan dibekali aplikasi absensi di smartphone-nya, sehingga dapat melakukan absensi secara jarak jauh tanpa harus ceklok ke kantor. Manajer/ HRD yang bertugas di kantor juga dapat memantau kinerja karyawan lapangan mereka lewat aplikasi yang terintegrasi dengan GPS. Sehingga, manajer dapat mengetahui dimana lokasi karyawan lapangan mereka berada secara real time. Untuk memastikan apakah karyawan tersebut berada di lokasi yang tepat, manajer juga dapat meminta si karyawan lapangan mengirim fotonya secara selfie di lokasi penugasan. Tentu mesin absensi ini sangat berguna untuk mengukur dan meningkatkan kedisiplinan karyawan lapangan. Jika selama ini Anda bingung bagaimana mengawasi kinerja karyawan yang bertugas di lapangan, kini dengan mesin absensi time track Anda tidak perlu bingung lagi.

 

Kini kamu telah mengerti jenis jenis mesin absensi yang ada dipasaran. Dari banyaknya jenis mesin absensi yang beredar di pasaran, memilih mesin yang tepat untuk perusahaan juga menjadi permasalahan tersendiri.  Tentunya kita menginginkan mesin yang sesuai dengan kebutuhan dan jangan sampai alat yang dibeli ternyata tidak dapat digunakan.  Maka dari itu Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan saat akan memutuskan membeli mesin absensi :

Tentukan Kebutuhan User

User yang dimaksud adalah pengguna yang akan melakukan absen dengan mesin tersebut.  Tiap mesin fingerprint memiliki memory yang dapat menampumg data absensi hingga berapa kali transaksi. Apabila anda perusahaan skala kecil menengah anda dapat membeli mesin absensi yang memiliki kapasitas secukupnya, semakin kecil memory yang dimiliki semakin rendah rendah pula harga dari mesin tersebut.  Anda dapat melakukan penghapusan data secara berkala namun tentunya anda harus melakukan backup terlebih dahulu sebelum melakukan penghapusan data. 

Konektivitas Mesin

Konektivitas berarti koneksi yang tersedia pada mesin absensi. Terdapat beberapa jenis Koneksi mesin absensi yaitu USB,  serial port, dan tcp/ip.  Apabila koneksi mesin anda hanya mendukup usb maka untuk menarik data anda harus melakukanya melalui sambungan USB,  biasanya ditarik melalui flash disk atau dihububgkan ke pc melalui kabel usb. Terdapat kekurangan apabila menggunakan port USB yaitu kita tidak dapat menarik data melalui jaringan,  apabila anda memiliki banyak lokasi penempatan mesin absensi maka anda harus menarik data satu persaty langsung dari mesin.  Penggunaan port TCP/IP lebih memudahkan anda menarik data karena dapat dilakukan melalui aksesk dalam satu jaringan.  Apabila mesin anda dilengkapi drngan software development kit maka anda dapat menarik data kedalam sistem anda secara otomatis.  Softwarr development kit (SDK)  merupkan library berupa software tambahan yang diberikan oleh vendor untuk dapat menarik data dari mesin absensi ke aplikasi pihak ketiga atau 3rd Party application seperti sistem patroll atau HRIS.  Apabila anda menginginkan sistem hris nda dapat menarik data absensi secara otomatis maka pastikan mesin yang anda beli dilengkapi dengan software development kit,  anda dapat menanyakan ke vendor mesin absensi anda apabila SDK tersebut tidak termasuk dalam packages pemvelian mesin. 

Layanan Purnajual / Aftersales Services

Hal yang perlu anda lakukan selanjutnya adalah memastikan mesin absensi yang Anda pilih dilengkapi layanan aftersales (purnajual) terbaik. Sebab, mesin absensi bukanlah inventaris biasa yang sekali pasang langsung selesai. Anda perlu dibekali training, instalasi dari tim teknisi, dan juga layanan maintenance ketika mesin absensi yang Anda beli tiba-tiba rusak. Karena itulah, Anda harus jeli dalam memilik merk mesin absensi. Pastikan merk yang Anda beli menawarkan layanan aftersles secara maksimal. Untuk mengetahui bagaimana kualitas layanan aftersales yang ditawarkan suatu penyedia mesin absensi, Anda bisa mengunjungi website resminya dan menulusuri kolom testimoni, informasi why choose us, dan lain sebagainya.

Author


Avatar