Information Technology, Recruitment

Mengenal Program ATS atau Applicant Tracking System untuk Memudahkan Proses Recruitment di Perusahaan Anda

Proses rekrutmen merupakan serangkaian proses mencari kandidat pekerja baru yang terkadang menjadi hal yang sulit untuk dilakukan.  Problem utamanya adalah kualitas kandidat yang masuk kurang memenuhi kebutuhan perusahaan. Kualitas karyawan tentunya sangat menentukan masa depan perusahaan dalam menghasilkan keuntungan maksimal.  Mencari kandidat mungkin bisa jadi hal yang mudah bagi sebagian orang, namun menyortir ratusan bahkan ribuan aplikasi lamaran yang masuk tentu menjadi hal yang sangat melelahkan. Banyak kejadian yang terjadi di lapangan justru menunjukan aplikasi lamaran yang masuk kebanyakan asal asalan,  seperti lowongan pekerjaan untuk akuntansi tapi lamaran yang masuk adalah kandidat dengan background pendidikan pertanian. Melakukan sortir aplikasi lamaran dan CV menjadi kian sulit, kini telah hadir aplikasi Yang membantu pekerjaan para pelaku proses recruitment yaitu ATS atau “Applicant Tracking System”.  

Applicant Tracking System (ATS) atau yang disebut juga candidate management system adalah sebuah software yang didesain untuk membantu perusahaan dalam melakukan perekrutan pegawai secara efisien. ATS dapat digunakan untuk mengirim pengumuman lowongan pekerjaan ke website milik perusahaan maupun tempat pengumuman lowongan pekerjaan lainnya di dunia maya. Sistem ini memungkinkan melakukan pemeliharaan terhadap database para pelamar dengan lebih baik dan lebih hemat tempat penyimpanan daripada sistem konvensional yang lama. ATS juga memungkinkan pencarian pelamar yang cocok untuk menempati lowongan yang tersedia sesuai dengan kriteria yang dipilih. ATS juga memiliki keuntungan bagi pelamar, mereka hanya cukup memasukkan data mereka sekali saja dan kemudian sistem akan mengurus hal lainnya. Pelamar dapat mencari lowongan yang tersedia dan melamar, balasan dari perusahaan akan dikirimkan langsung ke email sang pelamar.

ATS merupakan aplikasi yang benar benar membantu HRD atau recruiter dalam menyelesaikan pekerjaanya.  Pada artikel kali ini kami akan mengulas manfaat dan bagaimana software ATS dapat membantu anda dalam menemukan kandidat terbaik untuk perusahaan anda.  

Mengetahui Karyawan Yang Sudah Pernah Melamar Atau Bekerja Diperusahaan

Menyeleksi aplikasi lamaran memang merupakan pekerjaan yang menyita waktu.  Dan terkadang ada beberapa aplikasi lamaran yang masuk adalah orang yang sama yang pernah melamar untuk posisi lain atau juga orang yang bahkan sudah pernah bekerja diperusahaan.  Untuk itu mengambil aplikasi baru (fresh applicant)  biasanya lebih mudah daripada menyortir data lama.  Applicant Tracking System memiliki suatu skema database yang mampu menyimpan semua data lamaran yang sudah pernah masuk.  Dengan adanya database yang tersimpan dalam bentuk data teks aplikasi dapat dengan mudah memberikan informasi bahwa aplikasi yang anda masukan meruapakan aplikasi lamaran yang telah ada di database. Bahkan apabila ATS yang anda gunakan di integerasikan dengan HRIS, ATS juga dapat mendeteksi bahwa aplikasi lamaran yang anda inputkan sebelumnya telah bekerja diperusahaan.  Dari data yang dikumpulkan oleh aplikasi ATS anda dapat melakukan analisa terhadap aplikasi lamaran yang telah masuk dan menghemat waktu anda dalam menyeleksi lamaran yang ada.

Membidik Kandidat Yang Tepat Sasaran

ATS menyimpan aplikasi data lamaran di database dalam bentuk data teks.  Dengan algoritma query tertentu ATS dapat dengan mudah menampilkan data lamaran yang sesuai dengan kriteria yang anda butuhkan.  Kriteria yang sebelumnya telah anda setup di program akan digunakan sebagai acuan program dalam menampilkan data yang lebih tepat sasaran.  Anda hanya perlu mengumpulkan informasi lebih dalam terkait kandidat yang telah cocok dengan kriteria. Dengan begini kandidat yang akan lolos untuk tahapan selanjutnya akan dapat disortir dengan lebih mudah dan berkualitas karena hanya menampilkan data yang sesuai dengan kriteria anda.  

Replikasikan Alur Recruitment Anda Kedalam Sistem

Tiap proses recruitment pasti memiliki tahapan yang berbeda beda.  Tahapan yang dilalui untuk mencari kandidat marketing bisa jadi berbeda dengan tahapan yang dilalui untuk mencari kandidat IT. Untuk kandidat marketing tahapanya mungkin membutuhkan tidak membutuhkan tes tulis dan membutuhkan group discussion.  Namun untuk kandidat IT tahapanya hanya tes tulis tanpa melalui tahapan group discussion. Melalui ATS anda dapat menentukan sendiri tahapan tahapan recruitment yang harus dilalui oleh kandidat dan dapat dibedakan tahapanya untuk masing masing proses rekrutmen.  Beberapa ATS yang ada dipasaran bahkan sudah menerapkan fitur test online dimana kandidat tidak perlu melakukan tes dengan cara konvensional dan hasilnya pun dapat di review secara otomatis oleh system.  Pekerjaan untuk mereview hasil jawaban kandidat dapat dengan mudah diselesaikan.

Pantau Progress Kandidat

Setelah anda mereplikasi tahapan tahapan recruitment kedalam sistem ATS dan kandidat yang telah disortir sesuai dengan kriteria telah diiundang untuj tahapan selanjutnya. Langkah selanjutnya adalah memantau jalanya setiap tahapan recruitment.  Anda dapat melihat apakah kandidat tertentu telah melalui tahapan recruitment atau belum. Apabila belum anda dapat melakukan follow up ke kandidat terkait atau tim teknis yang melaksanakan tahapan rekrutmen tersebut. Dengan fitur ini anda dapat memastikan bahwa semua kandidat telah melewati semua tahapan recruitment sesuai dengan prosedur yang ada. Dan memastikan kandidat yang dinyatakan lolos telah di seleksi sesuai dengan SOP yang berlaku.

Hemat Waktu Anda Untuk Melakukan Pekerjaan Lain

Dengan berbagai manfaat dan kemudahan yang diberikan oleh software ATS seperti yang telah dipaparkan diatas anda sudah dapat meminimalkan waktu anda dan mengefisiensi kan proses recruitment anda.  Dengan waktu yang terhemat dengan bantuan ATS anda dan tim dapat melakukan pekerjaan yang lebih bermanfaat dan meningkatkan produktivitas anda dan tim.

Kini banyak sekali aplikasi ATS yang beredar dipasaran.  Mulai dari dengan harga terjangkau sampai termahal. Atau dengan fitur yang sederhana ataupun fitur yang paling lengkap.  Apabila anda sedang mempertimbangkan untuk mencari program ATS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Anda dapat mempeetimbangkan menggunakan ATS yang dapat diintegrasikan dengan HRIS dan payroll di perusahaan anda.  JPayroll adalah sebuah program payroll dan HRIS yang telah dilengkapi dengan fitur E-Recruitment yang mengadopsi program ATS. Dengan module ini anda akan mendapatkan pengalaman melakukan proses recruitment secara mudah dan tersistem.  JPayroll adalah aplikasi yang berbasis parameter (parameter based) dimana anda dapat melakukan setup tahapan recruitment yang disesuaikan dengan sop yang berlaku di perusahaan anda.  Anda juga dapat menyelenggarakan test secara online pada modul e recruitment pada aplikasi kami. Tertarik untuk mencoba? Hubungi kami.


Referensi sumber :

Soni; Hapsoro Renaldy N.; Yogi Sujiwo. 2007. ANALISIS DAN PERANCANGAN APPLICANT TRACKING SYSTEM. CommIT, Vol. 1 No. 1 Mei 2007, hlm. 38-47.

Author


Avatar