Information Technology

Faktor – Faktor Yang Harus Dipertimbangkan Saat Mengembangkan HRIS

Karyawan adalah sebuah aset yang paling berharga bagi perusahaan. Kesuksesan sebuah perusahaan ditentukan dari seberapa kompeten karyawan yang dimiliki. Human Resource Information System (HRIS) merupakan sebuah software atau solusi online yang mengelola sumber daya manusia perusahaan secara konsisten dan menyediakan berbagai informasi kepada management dalam rangka pengambilan keputusan yang strategis. HRIS dapat dibangung (develop) sendiri oleh perusahaan atau membeli sebuah sistem HRIS yang telah dikembangkan oleh developer system. dalam membangun / membeli sebuah sistem yang efektif maka terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan.

Objectives

Tujuan utama implementasi HRIS adalah untuk mempermudah perusahaan dalam urusan kepegawaian secara efektif dan efisien. HRIS yang efektif mampu melakukan pengumpulan data pegawai secara sistematis dan akurat. Sementara efisiensi sebuah HRIS diukur dari besarnya penghematan cost yang dapat dilakukan dari penerapan sistem itu sendiri. Untuk mencapai tujuan ini, HRIS akan melakukan otomatisasi prosedur standard perusahaan dalam hal kepegawaian dan menyampaikan informasi dalam bentuk report kepada user yang berkepentingan. Sistem tersebut akan melakukan prosedur manual perusahaan dan menyampaikanya kepada manager dalam suatu bentuk informasi yang mempermudah manager dalam mengambil keputusan strategis. Saat mempertimbangkan sebuah HRIS maka penting untuk diketahui apakah sistem mampu memenuhi semua fungsi dari sistem manual perusahaan dan menawarkan kemudahan yang lebih baik bagi HR dan manager dalam rangka pengambilan keputusan strategis.

Function

Fungsi dasar dari sebuah HRIS adalah menyimpan data profil karyawan, melakukan perhitungan payroll karyawan, dan melakukan benefits admistrations. Kini banyak HRIS yang telah dikembangkan lebih dari sekedar fungsi dasarnya. HRIS yang lebih canggih bahkan mampu mencocokan profil karyawan kedalam posisi yang tepat, merekomendasikan training yang diperlukan, melakukan penilaian karyawan, melakukan rekrutmen secara online, dan memberikan informasi karyawan mana saja yang kurang produktif dalam bekerja. Manajer dapat menggunakan HRIS untuk merencanakan sebuah promosi kepada karyawan dengan melakukan analisa kinerja berdasarkan data yang disajikan oleh sistem. Berapa banyak fungsi yang disajikan oleh sebuah HRIS merupakan hal yang tidak boleh diabaikan dalam mempertimbangkan sebuah solusi HRIS.

Security

Sebuah sistem HRIS harus mampu menyediakan sebuah keamanan yang cukup agar data kepegawaian yang tersimpan dalam database tidak disalah gunakan begitu saja oleh pihak yang tidak berkepentingan. Namun begitu meskipun keamanan HRIS merupakan hal yang mutlak ada, HRIS juga harus tetap mampu memberikan akses kepada semua pihak berkepentingan. Saat perusahaan mengembangkan / membeli sebuah HRIS pastikan sistem tersebut memiliki log on system dan mampu memberikan otoritas user sehingga dapat ditentukan siapa saja yang bisa mengakses data rahasia perusahan.

Implementasi

Faktor Penentu dalam mengembangkan HRIS adalah implementasi sistem itu sendiri. Kemampuanconsultant dan tim implementasi dalam menerjemahkan kebutuhan user kedalam sistem merupakan kunci penting dalam tahapan implementasi. Kegagalan implementasi sistem terjadi bukan karena sistem tidak mampu memenuhi kebutuhan usernya namun mungkin saja karena ketidak mampuan tim implementasi dalam mendeliver kebutuhan user ke dalam sistem. Untuk itu kompetensi tim implementasi dan consultant juga harus diperhatikan karena HRIS bukan hanya sebuah produk sistem namun juga harus menjadi sebuah produk solusi yang mampu menjawab setiap kebutuhan user.

Kini anda telah mengetahui faktor penting yang harus dipertimbangkan sebelum mengimplementasikan HRIS di perusahaan anda. apakah kini anda sedang mempertimbangkan untuk mengimplementasikanya. banyak hal lagi yang harus dipertimbangkan, diksusikan kebutuhan anda bersama kami.

Author


Avatar