Information Technology

Inilah 5 alasan kenapa anda harus meninggalkan Spreadsheet dan berganti menggunakan software payroll.

Penggunaan aplikasi spreadsheet seperti Excel, Google Sheet, Open Office sebagai pengolah data (spreadsheet) saat ini sudah tidak dapat dilepaskan dari kegiatan bisnis. Hampir semua karyawan disetiap perusahaan menggunakan aplikasi ini untuk berbagai hal. Mulai dari hal yang sederhana seperti rekap data sampai ke tingkat yang lebih advance seperti melakukan perhitungan gaji.  Tak dapat dipungkiri melakukan perhitungan gaji menggunakan aplikasi spreadsheet seperti excel memang sangat membantu karena spreadsheet dapat digunakan sesuai dengan keinginan user.  Penggunaan formula yang disediakan seperti IF,  LOOKUP,  SUM,  COUNT,  dll merupakan salah satu fitur utama yang paling sering digunakan oleh user dalam menghitung gaji dengan aplikasi spreadsheet. Meskipun praktik perhitungan gaji dengan aplikasi spreadsheet masih menjadi favorit di dunia bisnis,  namun begitu kini telah banyak perusahaan yang telah menggunakan software payroll atau HRIS yang terintegrasi dengan payroll sebagai solusi untuk perhitungan gaji karyawan.  Software payroll sendiri adalah suatu sistem yang khusus didesign untuk melakukan perhitungan gaji secara cepat dan akurat. Di era yang semakin canggih ini telah banyak sekali beredar software payroll di pasaran. Mulai dari yang menggunakan sistem cloud,  on premise,  payroll on the go hingga layanan payroll outsourcing. 

Penggunaan aplikasi spreadsheet untuk melakukan perhitungan gaji memang merupakan cara yang murah dan flexible bagi semua orang.  Tapi ada beberapa alasan kenapa anda harus mulai meninggalkan perhitungan gaji dengan spreadsheet. Berikut ini 5 alasan kenapa anda harus mulai meninggalkan perhitungan gaji dengan menggunakan spreadsheet :

 

1. Spreadsheet Rentan Akan Kecurangan

manipulasi excel

Spreadsheet memang dapat di seting sedemikian rupa dengan menggunakan formula,  namun begitu kurangnya kontrol terhadap semua formula yang telah di setting di tiap cell.  Membuat spreadsheet rentan untuk dimanipulasi.  User dapat dengan mudah mengganti nilai yang ada pada suatu cells dengan hanya mengetiknya saja. Bayangkan apabila anda memiliki jumlah karyawan yang banyak dan hanya dengan satu ketikan data gaji anda akan dapat dengan mudah di manipulasi. Bayangkan berapa kerugian yang akan di derita perusahaan atas praktik kecurangan seperti ini

 

 

2. Rentan Terhadap Kesalahan Manusia (Human Error)

human eror

Saat anda menambahkan suatu baris data baru pernahkah anda mengalami formula yang anda sudah set tidak tersalin seperti seharusnya? Ini adalah salah satu kesalahan yang mengakibatkan fungsi sum pada baris subtotal tidak menjumlahkan secara sempurna. Kesalahan manusia lainya juga dapat terjadi seperti salah menarik cell untuk dijumlah atau diproses kedalam suatu formula.  Tanpa adanya pengawasan yang  memadai kesalahan – kesalahan seperti dapat dengan mudah terjadi. Hal ini tentunya akan merugikan perusahaan apalagi bila anda sudah terlanjur mentransfer nilai gajinya.

 

3. Susah Untuk Di – Konsolidasi

Apabila anda mengelola penggajian secara terpisah di tiap-tiap lokasi cabang.  Mengkonsolidasikan data penggajian dari berbagai lokasi cabang di pusat akan susah dilakukan.  Apalagi kalau anda melakukan konsolidasi ini dengan proses copy/paste.  Beberapa spreadsheet memang mendukung external link atau melakukan lookup dari file spreadsheet lainya.  Namun begitu proses ini terkadang tidak berjalan baik. Saat anda menerima file baru dari tiap tiap cabang maka file spreadsheet anda tidak secara otomatis melakukan lookup ke file tersebut meskipun nama filenya sama.  Yang perlu anda lakukan adalah melakukan pentautan ulang untuk semua lookup yang telah disetting.  Melakukan konsolidasi ulang tentunya akan memakan waktu yang lebih lama.

 

4. Limitasi Ukuran File

Saat data yang anda proses sudah melebihi 3000 baris, hal tersebut akan membuat file spreadsheet anda akan semakin besar.  Aplikasi spreadsheet akan memproses lebih lama saat  file anda sudah melebihi 2MB. Kecepatan pemrosesan data tergantung dari spesifikasi prosesor dan memory RAM yang dimiliki komputer anda. Apabila anda memroses lebih dari 1000 karyawan dengan berbagai macam rumus yang rumit bayangkan akan jadi berapa besar file spreadsheet anda?

 

5. Rentan Terkena Virus

 

Masih ingatkah anda tentang virus ransomware wannacry yang sempat menghebohkan dunia bisnis beberapa waktu yang lalu? Virus yang menyerang file-file pekerjaan seperti file spreadsheet tersebut  dengan mudahnya melakukan enkripsi pada file anda dan memastikan data penting anda tidak bisa dibuka lagi. Apalagi saat anda tahu hal tersebut terjadi saat proses gajian telah tiba.  Apakah anda kuat untuk tidak menangis sendu di akhir bulan? Hehehehe…

 

5 hal diatas merupakan kelemahan umum yang ada pada aplikasi spreadsheet. Sebenarnya banyak cara yang dapat dilakukan untuk menangani hal diatas. Tindakan represif seperti pengecekan berkala dapat dilakukan untuk meminimalisir resiko. Tindakan preventif seperti proteksi untuk beberapa cell juga dapat dilakukan guna mencegah adanya manipulasi data. Namun selain cara – cara tersebut untuk menangani permasalahan diatas ada baiknya anda dapat mempertimbangkan penggunaan sistem penggajian yang menggunakan sistem database. Dengan menggunakan sistem penggajian yang terintegrasi anda tidak bisa perlu khawatir adanya kecurangan untuk memanipulasi data ke database.  Dengan menggunakan sistem yang terintegrasi pula anda tidak perlu khawatir data anda diserang virus yang biasanya menyerang data files. Pemrosesan data dalam ukuran besar dan terkonsoliadsi pun dapat dilakukan dengan cepat.  Telah banyak beredar dipasaran aplikasi penggajian. Anda dapat memilih yang sesuai dengan kebutuhan anda. JPayrollmerupakan salah satu penyedia software aplikasi penggajian dan HRIS yang terintegrasi. Dengan fitur parameter based yang dimiliki JPayroll anda dapat mengimplementasikan sistem penggajian untuk segala bidang usaha yang anda jalankan. 

Author


Avatar