Information Technology

Fitur yang Perlu Anda Ketahui Sebelum Mengimplementasikan Employee Self Service

Employee self service (ESS)  atau layanan karyawan secara mandiri adalah sebuah fitur yang dihadirkan oleh suatu sistem HRIS. ESS sebenarnya merupakan sebuah portal atau akses kedalam sistem yang dibuat untuk masing masing karyawan agar karyawan dapat mengakses data HRD-nya mereka sendiri. Data HRD yang dapat diakses beraneka ragam mulai dari data personal, data keluarga, data pekerjaan, riwayat pekerjaan, pengajuan ijin dan cuti, slip gaji hingga data penilaian kinerja karyawan itu sendiri.

Fitur ESS biasanya sudah termasuk dalam paket aplikasi HRIS yang telah banyak beredar dipasaran. Penggunaan teknologi web based dalam membangun aplikasi HRIS membuat penerapan ESS menjadi lebih mudah untuk dilakukan. Hal ini dikarenakan program berbasis web sangatlah flexible untuk diakses dari segala platform mulai dari desktop (baik windows, mac ataupun linux), tablet, hingga mobile phone. ESS sendiri memiliki banyak fitur yang ditawarkan.  Tidak semua aplikasi HRIS menawarkan fitur ESS yang sama. Sebagai bahan pertimbangn anda saat memilih aplikasi ESS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda. Berikut ini beberapa fitur yang terdapat dalam ESS :

 

Akses portal ESS

Aplikasi ESS sejatinya adalah sebuah portal untuk karyawan agar karyawan dapat mengakses data HRD atas dirinya sendiri dan pengajuan ijin atau cuti secara mandiri.  Portal sendiri berarti gerbang atau sebuah gerbang virtual yang memanfaatkan teknologi sebagai jembatan untuk bertukar informasi atar pengguna secara elektronik. Akses portal ESS sendiri beraneka ragam bentuknya dapat berupa web portal, mobile apps, kiosk, atau bahkan dapat berupa chat bot. Bentuk akses yang paling umum adalah akses portal berupa web.  Portal ESS berbasis web umum digunakan karena penerapanya yang selain mudah (menggunakan bahasa pemrograman yang umum digunakan) juga flexible untuk diakses. Dengan menggunakan web user tidak perlu menginstall aplikasi tertentu di device mereka yang biasanya akan memakan storage dari device yang dimiliki. Bentuk portal ESS yang umum diguanakan selanjutnya adalah portal berbasis mobile apps.  Portal ESS berbasis mobile apps memanfaatkan penggunaan aplikasi yang diinstall di tiap tiap device karyawan. Menggunakan ESS berbasis mobile apps memiliki keuntungan seperti jaminan tampilan yang disesuaikan untuk tiap tiap device. Fitur ESS yang hadir dalam bentuk mobile apps cenderung memiliki fitur yang lebih lengkap dibandingkan dengan portal ESS yang dihadirkan dalam bentuk web. Karena dengan aplikasi berbasis mobile apps dapat memaksimalkan penggunaan fitur fitur yang ada dalam smart phone seperti penggunaan fingerprint untuk keamanan, kamera, gps dan fitur fitur lainya yang belum tentu bisa diaplikasikan dalam portal berbasis web.  Namun karena development mobile apps (baik android maupun IOS) lebih susah dibandingkan dengan web application belum tentu aplikasi HRIS anda memiliki fitur ini dalam portal ESS nya.

 

Approval bertingkat

Pada saat pengajuan permohonan cuti atau ijin menggunakan aplikasi ESS anda dapat menentukan routing approval yang berlaku di perusahaan anda.  Routing approval berarti jalur / tingkat yabg dibutuhkan untuk persetujuan untuk suatu ijin atau cuti. Misalkan diperusahaan anda berlaku untuk pengajuan cuti dibutuhkan persetujuan 3 tingkat yang pertama atasan langsung, manager departemen, dan HRD. Tidak semua aplikasi ESS memiliki fitur approval bertingkat yang sama.  Semakin tinggi tingkat approval yang dibutuhkan maka akan semakin lama pula proses persetujuan suatu transaksi ijin atau cuti. Hal ini disebabkan karena semakin banyak level approval yang dibutuhkan maka semakin banyak pula orang yang dilibatkan dalam proses ijin atau cuti yang mana respon dari tiap orang mungkin berbeda beda tergantung dari tingkat kesibukan yang dimiliki.  

 

Batas waktu / Masa Tenggang

Masalah paling besar yang dihadapi pada saat implementasi ESS adalah kedisplinan.  Kedisiplinan yang dimaksudkan adalah inputan data yang dilakukan oleh karyawan ataupun approval yang dilakukan oleh atasan yang tidak dilakukan dengan segera. Hal ini berakibat informasi transaksi cuti ataupun ijin tidak dapat di terima oleh sistem dengan tepat.  Dengan kemudahan dan kecepatan yang ditawarkan oleh ESS pada akhirnya malah membuat end user menyepelekan proses yang paling penting yaitu inputan ataupun persetujuan. Hal yang sering terjadi adalah karyawan yang melakukan permohonan cuti pada saat hari dia cuti ataupun setelah dia cuti baru input permohonan. Hal ini mengakibatkan informasi yang diterima oleh sistem menjadi tidak valid padahal seharusnya aturan yang berlaku cuti diajukan minimal 3 hari sebelum hari cuti berlangsung.  Apabila aplikasi ESS anda tidak memilili fitur pembatasan waktu inputan transaksi cuti maka karyawan anda dapat dengan mudah memanfaatkan celah ini untuk menghindari aturan batas waktu pengajuan cuti dan bisa seenaknya sendiri mengambil cuti. Permasalahan kedisiplinan ini bukan hanya terjadi di karyawan namun juga bisa terjadi dari sisi approver, karena faktor kesibukan ataupun faktor lainya terkadang approver juga lupa untuk mengotorisasi permohonan ijin atau cuti yang telah disampaikan.  Hal ini akan berdampak pada karyawan ataupun pada informasi yang ada pada sistem menjadi tidak valid. Salah satu fitur yang dapat dimanfaatkan dalam ESS anda untuk case ini adalah batas waktu. Pada saat batas waktu tertentu setelah user melakukan input permohonan cuti atau ijin user approver harus melakukan otorisasi sebelum batas waktu yabg telah ditentukan. Hal ini akan meningkatkan kesadaran user approver untuk dapat segera melakukan otorisasi pada ijin atau cuti yang telah disubmit.

 

Notifikasi

Pada point sebelumnya telah dijelaskan bahwa salah satu kendala yang dihadapi pada saat penerapan sistem ESS pada proses HRD anda adalah kedisplinan.  Namun kedisplinan ini juga dapat ditingkatkan apabila user telah diinformasikan dengan baik terkait permohonan ijin atau cuti yang telah diajukan. Informasi ini dapat dimunculkan berupa notifikasi dan notifikasi merupakan salah satu fitur penting yang harus ada dalam aplikasi ESS anda.  Notifikasi hadir dalam beraneka ragam bentuk tergantung dari kebutuhan perusahaan anda. Apabila anda menggunakan jenis aplikasi berbasis WEB notifikasi dapat dimunculkan dalam bentuk pojok notifikasi seperti yang biasa kita temukan saat mengakses aplikasi jejaring sosial seperti facebook.  Anda juga dapat menerapkan notifikasi berbasis email yang lebih flexible karena anda akan tetap mendapatkan notifikasi baik saat mengakses email secara desktop melalui outlook di PC atau mendapatkan notifikasi email yang diintegrasikan dengan aplikasi email di mobile phone anda. Apabila anda menggunakan aplikasi ESS berbasis mobile apps anda biasanya akan disuguhkan notifikasi berupa push notification.  Push notification adalah notifikasi yang muncul pada notif bar di smartphone anda.

 

Diatas merupakan fitur fitur yang sebaiknya anda pertimbangkan apabila anda ingin mengimplementasikan proses Employee Self service pada perusahaan anda.  Sebaiknya anda teliti sebelum memutuskan untuk membeli aplikasi ESS pastikan anda telah menganalisa kebutuhan yang ada diperushaaan anda dan memastikan bahwa vendor yang akan anda pilih memenuhi segala kebutuhan anda dengan segala fitur yang anda butuhkan.  Anda dapat berkonsultasi dengan konsultan kami secara gratis apabila anda membutuhkan dukungan teknis sebelum memutuskan untuk membeli aplikas ESS atau bahkan aplikasi hris yang komprehensif. Konsultan kami akan dengan senang hati membantu anda diskusikan dengan kami disini.

Author


Avatar