Information Technology

Manfaat Penerapan Sistem Employee Self Services

Jika anda adalah seorang pemilik usaha, eksekutif dari sebuah perusahaan atau HRD manager dari sebuah perusahaan. Apa reaksi anda saat ditanya “apakah anda ingin menerapkan employee self services diperusahaan anda?”  maka kemungkinan akan ada dua jawaban yang muncul “ya” atau “tidak”. Jawaban ya karena ESS tentu meningkatkan kualitas prosea HRD diperusahaan, dan “Tidak” karena mungkin saja malah akan terjadi kekacauan di perusahaan karena banyak aturan yang berganti dan bagaimana kerahasiaan data sensitif (red: gaji) dapat terjaga?

 

Nyatanya,  aplikasi ESS dapat melakukan hal lebih dari yang anda bayangkan. Manfaatnya akan anda ketahui saat anda menemukan bahwa ESS mampu menjawab keraguan anda untuk mengimplementasikan ESS. Berikut ini adalah manfaat dari penerapan ESS diperusahaan anda :

 

Data yang lebih akurat

Apakah anda selalu memperbaharui data karyawan anda.  Mungkin beberapa data cenderung tidak mengalami perubahan dalam jangka waktu dekat seperti data identitas,  data keluarga, data perpajakan dll. Namun apakah anda yakin data data pribadi seperti kontak nomor telepon, alamat email pribadi, alamat tempat tinggal sekarang adalah data yang paling akurat?

Data data yang cenderung sering berubah dalam waktu singkat membuat anda bertanya apakah diperlukan untuk memperbaharui datanya? Data data seperti data kontak karyawan merupakan data yang sangat penting untuk diperbaharui karena berhubungan dengam akses komunikasi dengan karyawan tersebut.  Namun apakah anda sendiri yakin untuk merubah data tersebut untul seluruh karyawan anda dan menanyakannya setiap saat, tentu tidak. Cara yang paling mudah untuk melakukan update terhadap data tersebut adalah meminta karyawan untuk melakukan perubahan sendiri atas data data dirinya. Karyawan bertanggung jawab untuk update dari setiap data dirinya yang ada dalam sistem. Proses ini tentu akan rumit apabila karyawan tidak memiliki akses kedalam sistem untuk sekedar melihat atau merubah data data atas dirinya sendiri.  Dan hal ini daoat dengan mudah dilakukan apabila anda menerapkan aplikasi ESS diperusahaan anda.

 

Meningkatkan efisiensi

Aplikasi ESS dapat digunakan oleh karyawan untuk melakukan pengajuan ijin dan cuti secara online dan real time.  Pada Akhirnya mereka tidak lagi memerlukan permohonan cuti dan ijin melalui form kertas, mengirim email ke atasan, HRD atau departemen terkait. Atau menanyakan status form kertasnya apakah sudab di tanda tangan atau belum.

Penggunaan aplikasi ESS ini berarti akan ada waktu yang lebih yang daoat digunakan untuk hal lain dan mengurangi pekerjaan administrasi yangbtidak diperlukan.

 

Check dan re-check

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, ESS memungkinkan karyawan untuknlogin kedalam sistem dan melihat data data atas dirinya sendiri. Dengan hal ini karyawan dapat secara aktif dan mandiri melakukan pengecekan apakah data yang telah terinout di sistem adalah data yang valid. Apabila ternyata data yang diinput adalah data yang tidak valid karyawan dapat menanyakan atau langsung mengubah data (jika diperbolehkan) agar data tersebut menjadi benar.

 

Ramah lingkungan

Aplikasi ESS merupakan aplikasi yang ramah terhadap lingkungan. Hal ini dikarenakan ESS mengeliminasi proses berbasis form kertas yang akan menambah daftar tumpukan kertas yang sebenarnya tidak penting untuk disimpan. Banyak orang yang bekerja kantoran mengeluhkan apabila mereka melihat tumpukan folder dan kertas yang tidak tersusun rapi.  ESS mengeliminasi hal ini dengan menyajikan penyampaian informasi berbasis elektronik sehingga anda tidak lagi membutuhkan untuk mencetak form kertas. Pada jaman sekarang sudah banyak kampanye kampanye ramah lingkungan yabg digaungkan oleh banyak perusahaan, salah satunya adalah kampanye “think before you print”. Merupakan kampanye untuk tidak sembarang mencetak sebuah data atauninformasi yang sebenarnya tidak perlu untuk di cetak.  

 

Meningkatkan keamaan data

Berbicara tentang penyampaian data secara elektronik melalui ESS. Penyimpanan data yang di lakukan melalui ESS pun disimpan secara elektronik melalui medi penyimpanan database. Menyimpan data dalam bentuk kertas sudah tidak lagi dilakukan dalam 10 tahun terakhir.  Selain menghabiskan lebih banyak ruang untuk menyimpan, keamanan data yang disimpan secara online pun menjadi kian dipertanyakan. Apakah anda masih yakin menyimpan data anda secara fisik? Kertas merupakan benda yang memiliki resiko tinggi dalam menyimpan sebuah data.  Anda tidak dapat melakukan enkripsi pada data tersebut. Kemungkinan data tersebut rusak juga sangat tinggi karena kertas rentan sekali terhadap air, api bahkan rayap. Menyimlan data HRD secara elektronik merupakan pilihan tepat untuknsaatbini dan ESS membuat proses penyimpanan tersebut menjadi semakin cepat.

 

Apakah kini anda tertarik untuk mengimplementasikan ESS diperusahaan anda? Apabila anda masih ragu anda dapat mendistribusikannya dengan konsultan kami secara gratis.  Konsultan kami akan dengan senang hati membantu anda. Diskusikan dengan kami disini.

Author


Avatar