Banyak sekali dokumen atau berkas berkas karyawan yang harus dikelola dengan baik oleh perusahaan. Mulai dari dokumen ijazah, sertifikasi keterampilan, dokumen perpajakan, BPJS, dokumen asuransi, dokumen pengangkatan kerja dan lain sebagainya.  Salah satu pekerjaan yang dilakukan di departemen HRD atau personalia adalah administrasi data karyawan. Untuk itu departemen HRD /personalia dituntut untuk dapat mengelola dokumen dokumen ini secara optimal. Tidak hanya menyiapkan, mengumpulkan dan menyimpan. Tetapi HRD juga dituntut untuk dapat menyajikan dokumen tersebut secara cepat. Untuk mengoptimalkan hal ini document management system akan membantu anda dalam mengelola dokumen dokumen ini. Document Management System (DMS) merupakan sebuah sistem komputer yang digunakan untuk menyimpan dan mengakses kembali file elektronik.

Di dunia yang serba digital ini menyimpan fisik dokumen memanglah perlu tapi menyimpan dokumen dalam bentuk elektronik juga diperlukan. Menyimpan dokumen dalam bentuk elektronik memungkinkan anda untuk mengakses kembali dokumen tersebut dengan mudah. Untuk dokumen dokumen yang berkaitan dengan data pegawai seperti ijazah, sertifikasi keterampilan, npwp, ktp dll.  Anda bisa melakukan attach / melampirkan dokumen dokumen tersebut ke dalam data pegawai di software HRIS anda. Dengan melakukan ini anda dapat mengakses informasi karyawan melalui aplikasi HRIS anda dan secara langsung anda akan disajikan scan dari dokumen dokumen yang terkait dengan data karyawan tersebut.

Pemanfaatan HRIS sebagai document management ini sangatlah membantu karena selain mengefektifkan proses penyimpanan dokumen anda jiga dapat mengoptimalkan fungsi HRIS yang anda gunakan sebagai document management system.

Tidak hanya menyimpan scan dokumen yang ada anda juga dapat memanfaatkan HRIS anda untuk membuat form atau surat surat yang sesuai dengan format perusahaan. Sebagai contoh ada karyawan  kontrak yang akan diangkat menjadi pegawai tetap, untuk ini anda diminta membuatkan surat pengangkatan yang akan ditandatangani oleh HRD Manager dan karyawan yang bersangkutan. Dengan fitur yang ada di HRIS anda dapat membuat form atau surat pengangkatan kerja tersebut dari hasil inputan yang ada di menu HRIS, mencetaknya, dan mengarsipkan kembali dengan melampirkan-nya kedalam aplikasi HRIS anda.

HRIS sejatinya memang aplikasi yang mengelola sumber daya manusia perusahaan secara tersistem. Namun HRIS juga dapat dimanfaatkan untuk penyimpanan dokumen karyawan atau document management system agar data data karyawan anda dapat tersimpan rapi secara elektronik.  Bagaimana tertarik untuk mengimplementasikan HRIS di perusahaan anda? Diskusikan kebutuhan anda dengan kami, konsultan kami akan dengan senang hati membantu anda. Diskusikan dengan kami disini

Paste your AdWords Remarketing code here