Dalam megatasi pandemi Covid-19, pemerintah telah memberikan himbauan kepada perusahaan untuk menerapkan work from home. Himbauan penerapan work from home ini mendapatkan respon yang beragam dari berbagai pihak. Ada yang bisa melaksanakanya dengan baik dan ada yang tidak bisa melaksanakanya dengan baik. Salah satu hal yang menjadi kendala dari penerapan work from home ini adalah sulitnya melakukan pemantauan aktivitas karyawan yang tidak terbiasa dengan penerapan work from home. Kendala lainya adalah terkait dengan absensi karyawan. Sulit bagi perusahaan untuk memastika bahwa karyawan yang bersangkutan bekerja di rumah dan tidak keluyuruan apalagi sampai ke luar kota. Banyak cara yang bisa dilakukan salah satunya adalah dengan menerapkan absensi online. Lalu apa yang dimaksud dengan absensi online dan bagaimana sistem tersebut bisa membantu perusahaan dalam memantau karyawan?

Mengenal absensi online

Absensi online atau biasa juga disebut absensi mobile adalah sebuah proses absensi yang dilakukan secara online baik itu melalui mobile device (handphone) ataupun dengan device tertentu. Umumya absensi online adalah aplikasi mobile yang memungkinkan karyawan untuk merekam jam kerja mereka tanpa harus datang ketempat absensi yang umumnya menggunakan mesin fingerprint. Dengan absensi online karyawan dapat melakukan absensi dimana saja sesuai dengan tempat yang telah ditentukan oleh perusahaan. Aplikasi akan meng-capture data kehadiran karyawan berupa jam masuk, jam pulang bahkan jam istirahat karyawan. Untuk memastikan apakah karyawa berada di tempat yang telah ditentukan aplikasi ini akan mengirimkan lokasi GPS dari koordinat handphone yang digunakan oleh karyawan. Selain itu beberapa aplikasi seperti JPayroll telah dilengkapi dengan pengiriman foto karyawan, jadi karyawan dapat diminta untuk selfie dengan menggunakan kamera ponsel yang nantinya akan digunakan sebagai bukti bahwa memang betul karyawan tersebut berada di lokasi yang ditentukan.

Ditengah pandemic covid-19 yang kian mengkhawatirkan, absensi online adalah sebuah solusi bagi perusahaan yang ingin tetap produktif selama menerapakan work from home. Selain itu absensi online juga merupakan solusi untuk mengurangi kemungkinan tertularnya virus covid-19 yaitu dengan meminimalkan kontak fisik dengan cara mengganti metode absen yang dulunya dilakukan dengan sidik jari melalui mesin fingerprint. Kini diganti dengan absensi online yang bisa dilakukan tanpa adanya kontak fisik dengan mesin yang mungkin terjangkit virus atau kuman.

Selain dimanfaatkan di untuk mengatasi penyebaran virus. Absensi online juga memiliki beberapa kelebihan antara lain :

ABSENSI ONLINE MENGURANGI BIAYA PENGADAAN MESIN ABSENSI

Bayangkan jika suatu perusahaan harus memperkerjakan 10 SPG di 10 departement store dan tiap-tiap departement store harus dipasangi mesin absensi untuk SPG brand tersebut. Berapa banyak biaya yang harus dikeluarkan perusahaan hanya untuk pengadaan mesin absensi yang dalam kesehariannya hanya akan digunakan beberapa karyawan saja. Selain itu, hal ini dinilai tidak efektif karena akan banyak mesin absensi terinstall di satu departement store.

Absensi online jelas-jelas membantu mengatasi masalah tersebut. Sistem ini hanya membutuhkan smartphone milik karyawan. Cara absensi yang mudah, tentunya tidak menyulitkan karyawan untuk melakukan absensi.

DATA ABSENSI ONLINE DAPAT MENGURANGI KEMUNGKINAN KECURANGAN

Informasi yang diperoleh melalui absensi online akan diolah secara realtime. Hasilnya akan sama dengan informasi yang dihasilkan mesin absensi di kantor. Hal ini tentunya dapat mengurangi kemungkinan manipulasi terhadap data absen. Selain mengurangi kemungkinan manipulasi, absensi online juga mengurangi kemungkinan “titip absen”. Hal ini dikarenakan, pada absensi online, terdapat admin yang memverifikasi data yang dikirimkan oleh karyawan.

ABSENSI ONLINE MEMPERMUDAH ANALISA KINERJA KARYAWAN

Data yang realtime, memberikan manfaat lain untuk mengevaluasi dan menganalisa kinejer karyawan. Dengan absensi online, waktu kedatangan karyawan akan langsung tercatat pada database yang ada di kantor. Sehingga kantor tidak perlu lagi melakukan rekap absensi karyawan yang tidak bekerja di kantor. Data waktu kedatangan ini dapat dijadikan salah satu aspek penilaian kinerja karyawan.

ABSENSI ONLINE MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KARYAWAN

Sistem absensi yang selama ini diterapkan dengan harus datang ke kantor tentu melelahkan dan membuang banyak waktu bagi mereka yang bekerja di lapangan. Waktu yang mereka gunakan hanya untuk melakukan absensi di kantor dan kembali ke lapangan untuk bekerja, dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas mereka di lapangan. Absensi online, jelas menyingkat waktu tersebut. Karyawan yang bekerja di lapangan hanya perlu datang ke tempat mereka bertugas kemudian melakukan absensi menggunakan smartphone mereka.

Dengan semakin berkambangnya teknologi ini anda dapat memanfaatkan teknologi absesi online untuk perusahaan anda. Saat ini JPayroll baru saja meluncurkan tiga paket baru yang dapat anda gunakan untuk mengelola kehadiran karyawan dengan menggunakan JPayroll attendance anywhere. Yaitu aplikasi absensi online yang dikembangkan oleh JPayroll. Saat ini anda bisa mencoba aplikasi attendance anywhere dari JPayroll secara gratis. Anda tertarik untuk mencoba silahkan registrasikan data anda disini.

Paste your AdWords Remarketing code here