Onboarding karyawan adalah sebuah proses yang merujuk pada kegiatan input data karyawan baru kedalam sistem payroll perusahaan. Dengan menginput data dengan detail, kedepannya akan memudahkan perhitungan penggajian, tunjangan dan bonus. Selain itu, dapat memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan.
Proses onboarding antara lain:
Pengumpulan informasi karyawan
Kumpulkan informasi dasar karyawan seperti nama, alamat, nomor NPWP, nomor telpon juga informasi kontak darurat dan informasi dasar lainnya.
Data perpajakan
Dari data-data dasar yang sudah dikumpulkan, perusahaan bisa menentukan perhitungan perpajakan kepada setiap karyawan. Pengumpulan data yang tepat membantu perhitungan yang sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku.
Data perbankan
Proses terakhir payroll tentu saja adalah mengeluarkan format bank transfer atau disbursement. Dengan pencatatan bank transfer ini akan memudahkan perusahaan untuk melakukan penggajian tanpa perlu memasukan rekening karyawan satu per satu.
Detail program manfaat
Jika di perusahaan anda menyediakan manfaat atau program-program tertentu pencatatan ini akan sangat memudahkan perhitungan anda. Manfaat ini dapat berupa rencana pensiun, asuransi kesehatan swasta maupun milik negara, dan manfaat lainnya yang berkaitan dengan perhitungan gaji.
Pengaturan gaji
Bagian ini akan mengatur detail terkait formula-formula yang berkaitan dengan gaji. Seperti perhitungan gaji dasar, tunjangan, komisi, juga potongan gaji. Sehingga saat nanti akan melakukan proses payroll, tidak perlu memasukan satu persatu lagi perhitungannya.
Detailing dalam proses onboarding memiliki beberapa tujuan seperti untuk efisiensi, akurasi dan kepatuhan dalam pengelolaan karyawan baru.
Akurasi data
Pastikan data-data dan informasi karyawan baru yang berhubungan dengan penggajian sudah lengkap dan sesuai. Hal ini termasuk dengan data pribadi, informasi perpajakan juga detail penggajian (gaji pokok, tunjangan, potongan, dll). Hal ini akan memudahkan departemen terkait dan dapat membantu menghindari kesalahan dalam perhitungan gaji dan pemotongan pajak.
Kepatuhan
Selama penginputan data onboarding, perusahaan dapat memastikan setiap peraturan terkait perpajakan dan ketenagakerjaan sudah sesuai dengan ketentuan hukum. Hal ini terkait dengan pemotongan pajak karyawan (gaji, bonus ataupun royalti), iuran pensiun dan manfaat lainnya yang ada dalam peraturan pemerintah.
Efisiensi proses
Dengan penginputan data yang detail, beban administratif kedepannya akan sangat berkutang. Karena dengan data yang akurat memungkinkan otomatisasi berbagai proses dalam payroll. Sehingga departemen terkait dapat berfokus pada tugas-tugas strategis lainnya.
Manajemen data yang efektif
Memungkinkan perusahaan untuk dapat mengelola berbagai data dalam satu sistem yang terintegrasi. Sehingga akan sangat membantu dalam analisis, pelaporan dan pengambilan keputusan.
Onboarding karyawan baru perlu dilakukan secara detail, karena akan menentukan efisiensi dan produktivitas operasional perusahaan terutama dalam hal payroll dan pelaporan. Dengan data-data yang tepat dan akurat akan memudahkan departemen terkait dalam pengelolaan payroll dan terhindar dari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.