Sebelum mengetahui pentingnya mengelola offboarding karyawan, mari memahami apa itu offboarding dalam perusahaan. Offboarding adalah proses manajemen yang terdiri dari berbagai langkah yang dilakukan perusahaan ketika seorang karyawan akan atau telah berhenti dari perusahaan tersebut. Proses ini mencakup tindakan untuk memastikan karyawan berhenti dengan baik, terstruktur dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Berikut langkah-langkah yang dilakukan dalam proses offboarding:
Peninjauan administrasi
Setelah seorang karyawan mengajukan surat pengunduran diri atau perusahaan memutuskan untuk mengakhiri kontrak langkah pertama yang diambil pastikan kontak karyawan sudah benar dan dapat dihubungi untuk keperluan administrasi lainnya. Tinjau ulang absensi, izin dan cuti karyawan serta tunjangan dan manfaat apa yang perlu dibatalkan atau dialihkan. Hal ini berhubungan dengan pembayaran gaji dan tunjangan akhir karyawan.
Pengumpulan aset perusahaan
Pencatatan aset perusahaan dapat dilakukan menggunakan software HRIS yang membantu perusahaan saat kegiatan offboarding karyawan. Melalui software ini perusahaan mengetahui aset apa saja yang diterima oleh karyawan dan aset apa saja yang perlu dikembalikan oleh karyawan. Saat ada aset yang belum dikembalikan, software ini secara otomatis menunda pembayaran gaji terakhir karyawan tersebut.
Pembatalan akses dan delegasi tugas
Putuskan akses karyawan terkait ke sistem aplikasi perusahaan, seperti akun email dan akun akses fisik jika digunakan. Pastikan proses delegasi tugas ke anggota tim lainnya berjalan dengan baik dan informasi serta pengetahuan yang diberikan sudah cukup untuk pengganti ini melakukan tugas karyawan yang berhenti.
Wawancara keluar
Lakukan wawancara keluar secara empat mata dengan karyawan. Perusahaan bisa menanyakan alasan, kritik dan saran bagi perusahaan. Apa yang perlu ditingkatkan dan apa yang perlu dipertahankan. Jadikan sesi ini sebagai evaluasi bagi perusahaan.
Langkah-langkah ini penting untuk dijalankan agar tidak terjadi kesalahpahaman setelah karyawan resmi berhenti. Berikut ini beberapa alasan mengapa menjaga proses offboarding ini merupakan hal yang penting.
Mempertahankan citra perusahaan
Saat karyawan diperlakukan dengan baik bahkan setelah mengajukan surat pengunduran diri, mereka dapat memberikan umpan balik yang positif kepada saudara dan teman-temannya. Sehingga citra perusahaan juga terjaga di mata calon karyawan lainnya.
Hubungan baik dengan mantan karyawan
Selama proses offboarding penting bagi perusahaan untuk melakukan komunikasi yang terbuka, informasi langkah yang jelas dalam proses offboarding serta memberikan penghargaan dan apresiasi. Hal ini akan membuat karyawan merasa dihargai dan juga bisa membuka peluang bagi perusahaan untuk kolaborasi di masa depan.
Kepatuhan dan administrasi
Peraturan proses offboarding yang terdokumentasi dengan baik akan membantu perusahaan untuk menjalankannya sesuai dengan peraturan yang ada. Ini juga akan membantu dalam pencatatan administrasi yang rapi dan akurat.
Peluang pembelajaran
Melalui wawancara keluar perusahaan menemukan berbagai wawasan baru yang berharga yang menjadi pembelajaran tersendiri bagi perusahaan.Dengan begitu perusahaan bisa memperbaiki dan mengembangkan agar operasional di perusahaan menjadi lebih baik lagi.
Dengan memahami apa itu offboarding, prosesnya dan pentingnya offboaring, perusahaan dapat memastikan bahwa hubungan dengan karyawan yang berhenti dapat berakhir dengan baik. Sehingga kedepannya bisa menjadi timbal balik yang baik juga bagi perusahaan.