Workforce planning adalah sebuah proses perencanaan untuk memahami dan memenuhi kebutuhan tenaga kerja suatu perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Penentuan perencanaan ini membutuhkan analisa dan identifikasi tenaga kerja yang tersedia saat ini dan yang dibutuhkan di masa depan untuk mencapai target yang sudah ditetapkan.
Analisa dan identifikasinya melingkupi jumlah tenaga kerja, keterampilan yang dibutuhkan dan peran-peran yang dibutuhkan. Dalam prosesnya dibutuhkan evaluasi kinerja dari tenaga kerja di periode sebelumnya dan area apa saja yang memerlukan pengembangan keterampilan atau mungkin diperlukan restrukturisasi. Selain analisa internal perusahaan, pemahaman tentang perubahan industri, perkembangan teknologi dan dinamika pasar juga membantu perusahaan untuk memahami perubahan yang terjadi.
Beberapa alasan mengapa workforce planning dianggap penting:
Pengelolaan keterbatasan sumber daya
Dengan memahami kebutuhan tenaga kerja untuk mencapai target tertentu, perusahaan dapat menghindari kelebihan atau kekurangan karyawan. Hal ini akan sangat berdampak pada produktivitas dan biaya yang dikeluarkan. Sehingga workforce planning dapat membantu perusahaan untuk mengelola sumber daya manusia serta anggaran dengan lebih efisien.
Antisipasi perubahan pasar dan teknologi
Ada nya workforce planning yang cenderung sistematis dan proaktif, membuat perusahaan banyak melakukan analisa terhadap tren pasar dan perkembangan teknologi. Sehingga memungkinkan perusahaan untuk bersiap dan beradaptasi dengan perubahan yang mungkin terjadi.
Pengembangakn bakat
Analisis yang mendalam membantu perusahaan untuk mengetahui adanya kekosongan pada peran-peran tertentu. Melalui workforce planning ini proses identifikasi dan pengembangan bakat untuk mengisi kekosongan peran menjadi lebih efektif dan memastikan bahwa ada karyawan yang cocok di posisi tersebut.
Efisiensi operasional
Perencanaan kebutuhan tenaga kerja dengan teliti dan cermat akan membantu perusahaan untuk menghindari berbagai masalah seperti kesenjangan keterampilan dan kelebihan tenaga kerja yang berakibat pada pemecatan yang tidak perlu. Dengan begitu perencanaan ini dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih stabil dan efisien.
Daya saing perusahaan
Perusahaan yang menerapkan workforce planning biasanya memiliki keunggulan dalam hal daya saing karena lebih responsif terhadap perubahan-perubahan. Selain itu juga lebih baik dalam hal memanfaatkan bakat internal maupun teknologi atau faktor eksternal lainnya.
Workforce planning dengan proses yang sistematis dan proaktif akan sangat membantu perusahaan dalam menganalisa dan merencanakan kebutuhan yang mungkin dibutuhkan dimasa yang akan datang. Dengan perencanaan ini perusahaan juga dapat menghindari berbagai masalah di masa mendatang, dapat dengan baik mengikuti tren pasar dan secara kinerja menjadi lebih efisien juga produktif.