Sebelum anda memutuskan untuk menggunakan software payroll anda harus terlebih dahulu memahami tentang software berbasis On-Cloud dan On-Premise. Perbedaan antara On-Cloud dan On-Premise terletak pada lokasi penyimpanan dan aksesibilitas data, pengelolaan dan pemeliharaan infrastruktur, serta fleksibilitas dalam skala dan biaya.
On-Cloud sendiri adalah sistem software yang model komputasinya berbasis awan. Dimana penyimpanan data, server, aplikasi dan layanan lainnya disediakan melalui internet. Dalam sistem ini perusahaan dapat mengakses dan menggunakannya secara fleksibel dan on-demand, tanpa perlu memiliki dan mengelola infrastruktur fisik secara langsung. Sedangkan On-Premise adalah model komputasi dimana perusahaan memiliki dan mengelola infrastruktur teknologi informasi secara langsung di kantor mereka. Dalam sistem inni semua perangkat keras, perangkat lunak, jaringan dan lainnya ditempatkan di lokasi perusahaan dan dikelola oleh tim IT internal.
Kemudian bagaimana kelebihan dan kekurangan dari masing-masing jenis komputasi:
Sistem software berbasis On-Cloud
Kelebihan
1. Aksesibilitas yang lebih fleksibel
Software berbasis On-Cloud dapat dengan mudah diakses melalui internet dimana saja dan kapan saja selama terhubung dengan koneksi internet. Sehingga memudahkan akses bagi pengguna yang bekerja di lokasi yang berbeda ataupun secara remote.
2. Skalabilitas yang mudah
On-Cloud memungkinkan perusahaan untuk dapat dengan mudah menyesuaikan kapasitas sesuai dengan perkembangan perusahaan. Penurunan dan peningkatan kapasitas dapat dilakukan tanpa harus melakukan intervensi manual.
3. Pemeliharaan yang mudah
Pemeliharaan komputasi cloud dilakukan oleh penyedia layanan dan mereka akan bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pembaruan perangkay lunak. Sehingga perusahaan tidak perlu melakukan pengelolaan teknis dan dapat berfokus dengan tugas lainnya.
Kekurangan
1. Ketergantungan dengan internet
Akses data komputasi cloud sangat bergantung dengan koneksi internet yang stabil. Jika koneksi internet ini terputus besar kemungkinannya untuk mempengaruhi ketersediaan dan aksesibilitas layanan.
2. Ketergantungan pada penyedia layanan
Saat memutuskan menggunakan layanan On-Cloud, anda harus mengerti bahwa anda akan bergantung pada layanan mereka. Jika penyedia mengalami masalah teknis, pemadaman atau perubahan kebijakan, hal ini dapat mempengaruhi kinerja dan aplikasi perusahaan.
3. Biaya jangka panjang
Walaupun biaya operasional On-Cloud umumnya terlihat lebih murah daripada On-Premise. Dalam jangka panjang, biaya langganan bulanan dapat meningkat terutama apabila perusahaan juga mengalami pertumbuhan yang signifikan.
Sistem software berbasis On-Premise
Kelebihan
1. Kontrol penuh
Karena infrastruktur yang dibangun di lingkungan perusahaan, maka perusahaan dapat memiliki kontrol penuh atas infrastruktur tersebut. Mereka dapat mengelola, mengontrol dan menyesuaikan infrastruktur sesuai dengan kebutuhan bisnis masing-masing tanpa bergantung pada penyedia layanan lainnya. Termasuk dengan keamanan data, perusahaan dapat menentukan langkah-langkah keamanan yang sesuai dengan kebijakan internal dan regulasi yang berlaku.
2. Tidak bergantung dengan internet
Infrastruktur On-Premise tidak bergantung pada koneksi internet sehingga jika ada gangguan jaringan atau kegagalan koneksi internet perusahaan tetap dapat mengakses data-data tersebut. Dalam sistem komputasi ini biasanya mereka menggunakan jaringan internal perusahaan atau dapat terhubung dengan jaringan perusahaan menggunakan VPN (Virtual Private Network)
3. Biaya jangka panjang
Walaupun biaya dalam implementasi infrastruktur bisa dikatakan tinggi, namun dalam jangka panjang biaya operasional dapat lebih rendah dibandingkan dengan model On-Cloud. Perusahaan tidak perlu membayarkan langganan bulanan dan dapat dialokasikan untuk mengoptimalkan infrastruktur perusahaan.
Kekurangan
1. Pemeliharaan dan pengelolaan
Dengan On-Premise perusahaan harus menyisihkan waktunya untuk melakukan pengelolaan dan pemeliharaan infrastruktur. Termasuk pembaruan perangkat lunak, perbaikan perangkat keras dan penanganan masalah teknis. Oleh karena itu saat memutuskan menggunakan komputasi jenis ini perusahaan harus memastikan bahwa sumber daya internal cukup berpengalaman dan memahami hal-hal teknis agar operasional internal perusahaan dapat berjalan lancar.
2. Pemulihan bencana dan redundansi
Perusahaan harus mengimplementasikan solusi pemulihan bencana dan redundansi sendiri untuk melindungi data dan aplikasi yang tersimpan di dalamnya agar terhindar dari kehilangan atau kerusakan.Tentu hal ini bisa melibatkan biaya tambahan dan kompleksitas dalam merancang dan menjalankannya.
3.Biaya awal yang tinggi
Karena sistem ini memerlukan penginstalan infrastruktur secara mandiri maka perusahan membutuhkan investasi awal yang signifikan untuk membeli perangkat keras, lisensi, perangkat lunak dan infrastruktur yang dibutuhkan. Bisa jadi biaya ini menjadi beban besar untuk perusahaan kecil dan menengah.
Kedua pilihan komputasi memiliki nilai tambah dan kekurangannya sendiri yang bisa menjadi pertimbangan anda sebelum memutuskan memilih komputasi yang mana. Anda dapat melakukan perhitungan kasar dalam segi biaya jangka panjang, juga melihat kesiapan internal perusahaan anda dan yang terpenting kebutuhan seperti apa yang sebetulnya dibutuhkan. Anda dapat menghubungi kami untuk menemukan solusi payroll tepat untuk perusahan anda.