Pencatatan absensi adalah hal yang penting dalam sebuah perusahaan karena berhubungan erat dengan sistem penggajian. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menghitung absensi secara akurat dan memantau kehadiran dari karyawan. Teknologi yang semakin berkembang memberikan berbagai pilihan solusi pencatatan absensi yang lebih efektif seperti mesin absensi dan mobile attendance.
Mesin absensi dan mobile attendance merupakan sistem absensi yang berbeda dalam pencatatan kehadiran karyawan. Mesin absensi adalah perangkat keras yang biasanya diletakan di lokasi kerja seperti kantor, pabrik atau gudang. Sedangkan, mobile attendance adalah aplikasi absensi yang diinstal di ponsel pintar karyawan.
Mesin Absensi
Jenis – jenis:
Di pasaran ada berbagai macam jenis mesin absensi
- Menggunakan sidik jari: Pencatatannya menggunakan sidik jari dari karyawan.
- Mesin absensi kartu : Pencatatannya menggunakan kartu ID atau kartu akses, sehingga perusahaan perlu menyediakan kartu akses untuk tiap karyawan.
- Mesin absensi wajah: Sistem absensi ini menggunakan teknologi pengenalan wajah untuk mengidentifikasi karyawan saat masuk atau keluar.
- Mesin absensi iris: Sistem yang satu ini mengidentifikasi iris mata untuk absensinya.
Penggunaan:
Meskipun berbeda jenis penggunaan, mesin absensi ini mengharuskan karyawan untuk ke lokasi dimana mesin ini diinstal untuk melakukan absensi. Kemudian mesin ini akan mencatat secara otomatis jam masuk dan keluar karyawan termasuk dengan menghitung jumlah jam kerja mereka. Beberapa jenis mesin data absensinya harus diambil secara manual kemudian akan di import ke sistem payroll perusahaan atau dihitung manual dengan excel. Beberapa lainnya sudah bisa diintegrasikan dengan software payroll yang memudahkan perhitungan penggajian nya.
Kelebihan:
- Akurasi: DIbandingkan dengan sistem pencatatan manual, menggunakan mesin absensi ini akan membuat pencatatan lebih akurat. Sehingga dapat mengurangi kesalahan yang kerap terjadi dengan sistem manual.
- Mudah digunakan karyawan: Mesin absensi ini sangat mudah digunakan oleh karyawan. Tidak memerlukan cara khusus seperti mobile attendance.
- Data mudah di akses: Data absensi yang tercatat pada mesin absensi dapa diakses dengan mudah oleh HR
Kekurangan:
- Kerumitan dalam pendaftarannya: Beberapa jenis mesin absensi memiliki cara penggunaan yang sulit dipahami sehingga dibutuhkan pelatihan khusus bagi pengguna.
- Kesalahan teknis: Terkadang jam yang tertera pada mesin absensi bisa tidak sesuai dengan jam sesungguhnya sehingga perlu pengecekan berkala agar perusahaan maupun karyawan tidak dirugikan. Juga terkadang sidik jari ataupun face recognition ini tidak terbaca membuat kesulitan pencatatan bagi tim HR.
- Ketergantungan: Mesin absensi memerlukan listrik untuk beroperasi sehingga jika ada pemadaman listrik maka mesin ini tidak akan berfungsi.
Mobile Attendance
Jenis:
Sistem ini menggunakan beberapa cara untuk memverifikasi kehadiran karyawan seperti melalui GPS, NFC, QR Code, Foto atau jaringan WIFI.
Penggunaan:
Mobile attendance memungkinkan karyawan untuk bisa melakukan absensi dimanapun selama terhubung dengan internet. Sehingga sangat memudahkan bagi karyawan yang sering melakukan perjalanan dinas atau mobile. Data absensi akan tercatat secara real time dan dapat terhubung langsung dengan sistem payroll perusahaan.
Kelebihan
- Fleksibilitas: Dengan mobile attendance karyawan bisa mencatat data kehadiran dari mana saja dan kapan saja. Sehingga memungkinkan fleksibilitas kerja terutama untuk karyawan hybrid dan sales atau marketing yang sering melakukan kunjungan.
- Integrasi dengan sistem payroll: Beberapa mobile attendance merupakan paket yang menjadi satu dengan software payroll sehingga data absensi akan langsung direkam ke dalam sistem payroll tersebut.
- Mengurangi biaya: Penggunaan mobile attendance bisa mengurangi pengeluaran perusahaan. Karena tidak perlu mengeluarkan biaya maintenance seperti untuk mesin absensi atau pembelian mesin baru jika ada kerusakan.
Kekurangan:
- Ketergantungan pada teknologi: Sistem absensi ini memerlukan ponsel pintar dan jaringan internet karena seluruh penggunaannya memerlukan koneksi internet dan ponsel yang memadai. Jika ada gangguan pada internet maka absensi tidak bisa di akses
- Kesalahan manusia: Dalam penggunaannya terkadang karyawan ada yang acuh tak acuh dan melupakan kewajibannya untuk melakukan absensi. Sehingga membuat departemen tertentu harus cross check ulang alasan tidak melakukan absensi.
- Tantangan privasi: Sistem ini memerlukan akses ke informasi pribadi karyawan seperti lokasi dan foto wajah. Sehingga perusahaan harus betul-betul memastikan sistem yang dipakai aman dalam pengelolaan datanya.
Begitulah kira-kira penggunaan dari kedua sistem beserta dengan kelemahan dan kelebihannya. Mana yang lebih baik semuanya akan kembali kepada kebutuhan perusahaan dan kesiapan dari sumber daya yang ada.