Absensi atau pencatatan kehadiran karyawan menjadi administrasi dasar tiap usaha sejak dahulu kala. Tujuan dari pencatatan ini adalah untuk menghitung jam kerja yang berhubungan dengan penggajiannya. Seiring berkembangnya zaman cara pencatatan kehadiran ini juga semakin berkembang hingga saat ini absensi sudah bisa dilakukan secara digital.
Pada zaman dahulu sebelum adanya teknologi seperti saat ini, pencatatan absensi masih dilakukan secara manual. Karyawan secara manual mencatat waktu masuk dan keluar mereka menggunakan formulir atau buku hadir yang disediakan oleh perusahaan. Sistem manual ini memiliki cukup banyak celah untuk terjadinya kesalahan perhitungan juga pencatatan. Selain itu sistem ini membutuhkan tanggung jawab karyawan untuk selalu mengingat untuk mencatat jam masuk dan keluar mereka dengan benar dan tepat.
Seiring berjalannya waktu keinginan untuk meminimalisir kesalahan-kesalahan tersebut muncul dan didukung pula dengan teknologi yang lebih maju. Maka dibuatnya lah absensi mekanik atau absensi kartu/ceklok. Mesin ini berbentuk seperti jam yang diatasnya terdapat slot. Setiap karyawan akan diberikan kartu absen, setiap masuk atau pulang mereka harus memasukan kartu absen tersebut ke dalam slot di alat ceklok kemudian alat ini akan mencatat jam kehadiran dan pulang mereka secara real time.
Dengan berkembangnya teknologi komputer, sistem absensi elektronik mulai diperkenalkan dan menggeser absensi mekanik. Sistem absensi ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengelola data kehadiran secara otomatis. Absensi elektronik saat ini muncul dalam berbagai variasi identifikasi seperti identifikasi sidik jari, pengenalan wajah, kartu magnetik dan lainnya. Hasil pencatatannya menjadi lebih akurat dan real-time. Perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan kehadiran karyawan dan mengurangi beban administratif.
Di era yang serba digital ini mulai bermunculan sistem absensi baru yang dapat menyaingi sistem absensi elektronik, yaitu sistem absensi berbasis web atau aplikasi. Sistem absensi ini dapat diakses melalui perangkat elektronik seperti komputer, ponsel atau tablet dan dapat diakses dimana dan kapan saja. Data kehadiran akan secara otomatis disimpan kedalam cloud yang dapat diakses secara real-time oleh departemen HR. Beberapa aplikasi juga dilengkapi dengan identifikasi wajah melalui foto, wifi dan lokasi. Pencatatan kehadiran menjadi semakin akurat dan terhindar dari manipulasi.
Hingga saat ini ke-4 kelompok absensi ini masih tetap digunakan. Di beberapa perusahaan masih mempertahankan pencatatan manual dan penggunaan absensi mekanik karena beberapa alasan tertentu. Sebagian besar perusahaan dan usaha sudah beralih ke absensi elektronik dan juga absensi cloud karena dirasa lebih memudahkan departemen HR dalam pengelolaan gaji, overtime dan juga potongan keterlambatan.