Sistem absensi online adalah solusi software atau platform digital yang digunakan untuk mencatat dan memantau kehadiran karyawan secara elektronik. Aplikasi in nantinya akan diinstal pada ponsel tiap karyawan, sehingga karyawan dapat melakukan absensi kapanpun dan dimanapun.
Salah satu keunggulan dari sistem ini adalah pencatatannya yang otomatis dan akurat, pada aplikasi yang sudah diintegrasikan dengan sistem payroll, secara real-time dapat mengirimkan data kehadiran karyawan.
Dengan penggunaan aplikasi absensi ini, departemen HR dan departemen terkait dapat dengan mudah memantau aktivitas sales.
Pelacakan lokasi
Beberapa aplikasi absensi online sudah dilengkapi dengan pelacakan lokasi. Pelacakan ini dapat berupa pelacakan realtime yang mengharuskan sales selalu mengaktifkan gps di ponsel mereka atau bisa dengan pelacakan titik lokasi (geo tagging) saat absensi sesuai dengan lokasi yang sudah dijadwalkan. Dengan begitu tim HR dapat lebih mudah memantau apakah sales benar melakukan kunjungan sesuai dengan yang sudah dijadwalkan.
Pemantauan jam kerja
Selain geotagging, dengan melakukan absensi pada tiap lokasi, tim internal dapat memantau berapa lama sales melakukan kunjungan di setiap lokasinya begitu pula dengan akumulasi jam kerja sales tiap harinya dan pemantauan ini bisa dilakukan secara real-time. Ini akan memudahkan mengidentifikasi jika ada masalah dalam hal waktu kerja atau produktivitas.
Pengelolaan jadwal
Sistem absensi online biasanya juga sudah terhubung dengan ESS (employee self service) dimana di dalam aplikasi ini karyawan bisa melihat jadwal kunjungan yang harus dilakukan di hari itu. Dengan adanya fitur ini, perusahaan dapat dengan mudah mengelola jadwal kunjungan tiap sales di tiap harinya. Koordinasi antara perusahaan dengan karyawan bisa menjadi lebih efisien.
Integrasi dengan aplikasi penjualan
Ada beberapa aplikasi absensi yang memungkinkan untuk diintegrasikan dengan aplikasi penjualan. Hal ini memungkinkan untuk data kehadiran karyawan dihubungkan dengan data penjualan. Sehingga bisa memberikan wawasan yang lebih lengkap tentang produktivitas dan kinerja sales.
Pelaporan
Aplikasi ini terkadang sudah dilengkapi dengan fitur attachment atau pemberian remarks. Sehingga akan memudahkan manajer untuk melihat bagaimana hasil kunjungan sales di tiap lokasi. Manajer juga bisa mengidentifikasi trend dan menganalisa efektifitas strategi penjualan dan mengambil tindakan perbaikan jika dibutuhkan.
Dengan penggunaan absensi online, pemantauan aktivitas sales selama melakukan kunjungan akan menjadi lebih mudah dan efisien. Selain itu dengan dihubungkannya sistem ini dengan sistem ESS dan aplikasi penjualan, produktivitas sales bisa lebih terukur dan memonitor hasil kinerja sales setiap harinya. Seperti aplikasi Mobile Attendance JPayroll yang sudah dilengkapi dengan fitur Job Visit untuk memantau aktivitas sales.