Saat ini sudah banyak perusahaan yang menerapkan sistem remote bagi karyawannya. Sistem remote ini memungkinkan karyawan untuk bekerja dari jarak jauh dan dari mana saja dan kapan saja sesuai kesepakatan antara perusahaan dengan pekerja. Hal ini menjadi tantangan tersendiri bagi tim HR dan staf terkait untuk melakukan perhitungan terkait gaji ataupun bonus karena jam kerja dan lokasi yang tidak pasti.
Disinilah peran software payroll akan menjadi penting dan sangat membantu. Di dalam software payroll ini ada banyak fitur-fitur yang bisa mendukung perusahaan untuk memantau kinerja karyawan remote. Mulai dari data karyawan, fitur absensi hingga pemantauan kinerja bisa dilakukan dalam satu platform yang terintegrasi. Berikut fitur-fitur dalam software payroll yang bisa membantu anda memantau kinerja karyawan remote:
Absensi Mobile
Beberapa software payroll menyediakan aplikasi mobile untuk attendance mereka yang akan langsung terintegrasi dengan sistem payroll. Anda dapat menggunakan fitur ini sebagai alat absensi karyawan remote. Absensi mobile ini dilengkapi dengan beberapa opsi pengecekan validasi absensi dapat melalui foto atau deteksi wajah, geotagging dan koneksi wifi. Selain itu anda juga bisa menerapkan sistem beberapa kali absensi contohnya, selain absensi masuk dan pulang, harus ada absensi saat mulai istirahat dan selesai istirahat. Atau anda juga bisa meminta foto dengan background khusus yang menandakan karyawan betul di lokasi tersebut. Dengan begitu anda dapat memastikan validitas absensi karyawan. Terkadang ada mobile attendance yang memungkinkan karyawan untuk mencantumkan file atau remarks yang berhubungan dengan apa yang dikerjakan dalam periode waktu tersebut.
Employee Self Service
Melalui fitur ESS karyawan remote tidak perlu menghubungi HRD secara manual melalui telepon ataupun datang ke kantor untuk mengurus perizinan. Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti, izin sakit, dan perizinan lainnya melalui aplikasi mobile yang nantinya dapat di approve oleh HRD secara online juga. Karyawan juga dapat melihat slip gaji bulanan serta detail potongan dan penambahan gaji serta pengumuman terkait kegiatan kantor seperti libur hari besar.
Pemantauan produktivitas
Anda dapat menggunakan fitur KPI sebagai monitor untuk melihat kinerja karyawan remote. Perusahaan dapat menyesuaikan parameter yang dibutuhkan beserta dengan bobot penilaiannya sesuai kebutuhan perusahaan. Penilaian ini juga dapat di lakukan oleh beberapa lapisan sehingga mendapatkan hasil yang lebih variatif, mulai dari teman satu team, atasan dan juga bawahannya. Selain itu, anda dapat memasukan beberapa penilaian lain yang ada di dalam sistem seperti absensi dan kedisiplinan serta anda dapat memasukan data lainnya dari luar aplikasi tersebut.
Laporan dan analitik
Fitur ini merupakan report dari fitur-fitur lainnya yang memudahkan staff terkait untuk menganalisa performa karyawan dalam kurun waktu yang dapat ditentukan oleh perusahaan. Di Dalam report ini staf terkait dapat melihat laporan absensi, cuti juga kinerja karyawan dalam satu desktop saja. Sehingga akan memudahkan untuk melakukan penilaian terhadap karyawan remote tersebut dan dapat memutuskan dengan tepat jika ada tindakan yang perlu diambil.
Saat menerapkan sistem remote memang ada banyak hal yang perlu diperhatikan untuk memastikan karyawan bekerja dengan produktif dan efektif. Melalui software payroll anda bisa lebih memaksimalkan dalam memantau pekerjaan karyawan, mulai dari kehadiran yang jelas melalui absensi online, ESS yang memudahkan segala perizinan, juga fitur KPI yang bisa membantu mengukur produktivitas karyawan. Yang terakhir adalah pelaporan dan analitik yang dihasilkan software payroll untuk memudahkan staf terkait dalam melakukan analisa.