Absensi bertujuan untuk memastikan kehadiran karyawan secara konsisten sesuai dengan jadwal kerja yang ditetapkan termasuk dengan pengelolaan izin dan cuti. Manajemen absensi karyawan merupakan bagian penting dalam operasional perusahaan yang mempengaruhi berbagai aspek seperti perhitungan penggajian.
Manajemen absensi menggunakan HRIS dapat menjadi sebuah solusi modern untuk mengoptimalkan pengelolaan kehadiran karyawan. HRIS ini sudah terintegrasi dan otomatis untuk memantau, merekam dan menganalisis kehadiran karyawan.
HRIS untuk optimasi manajemen absensi:
Perekaman otomatis
Memungkinkan karyawan untuk merekam kehadiran secara otomatis dengan hardware seperti fingerprint, kartu akses atau melalui software aplikasi mobile. Dengan penggunaan alat absensi ini, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan dan manipulasi data, juga meminimalkan waktu yang dibutuhkan dalam pencatatan manual.
Pemantauan lebih mudah
HRIS memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi pengambilan data dari mesin absensi seperti fingerprint dan kartu akses secara berkala sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Walaupun tidak real-time namun cara ini memudahkan HR dalam memantau kehadiran karyawan. Namun, dalam penggunaan aplikasi mobile HR dapat memantau kehadiran karyawan secara real-time dan dapat mengetahui lokasi karya tersebut.
Pengelolaan cuti dan izin
Sistem HRIS mempermudah dalam proses pengajuan cuti dan izin. Karyawan dapat mengajukan permintaan ini secara digital tanpa bertatap muka dengan atasan atau departemen HR. Kemudian atasan atau departemen HR dapat menyetujui atau menolak secara online. Dengan begitu departemen bersangkutan dapat menghindari cuti dan izin yang tumpang tindih serta memastikan cuti dan izin tidak mengganggu operasional perusahaan.
Perhitungan jam kerja dan upah
Data dari hardware maupun aplikasi mobile yang sudah didapatkan oleh sistem HRIS ini akan otomatis menghitung jam kerja karyawan termasuk dengan lembur. Selain itu, HRIS yang sudah terhubung dengan sistem payroll dapat membuat perhitungan penggajian nantinya akan lebih akurat dan efisien.
Penghematan waktu dan sumber daya
Dengan sistem yang sudah terotomatisasi dan terintegrasi semua proses menjadi lebih singkat dan mudah. HR tidak perlu lagi secara manual melakukan rekap absensi untuk melihat jam kerja dan keterlambatan, dengan sistem ini semua data sudah terolah dengan sendirinya. Sehingga HR bisa fokus kepada tugas strategis lainnya.
Akses mudah
Bagi perusahaan yang sudah menggunakan mobile attendance, aplikasi ini memugkinkan karaywan untuk bisa secara mudah mengakses berbagai data melalui smartphone mereka. Karyawan dapat melihat riwayat absensi mereka, perijinan dan juga saldo cuti. Sehingga tidak perlu lagi menghubungi HR untuk menanyakan hal terkait dengan hal ini.
Penggunaan HRIS untuk manajemen absensi, jika diolah secara tepat dapat mengoptimalkan berbagai proses dalam operasional perusahaan. Dengan menghilangkan kegiatan manual ini, perusahaan dapat menghemat waktu, meningkatkan akurasi dan membuat proses operasional lebih efisien.