Mungkin anda pernah mendengar istilah HRIS dari berbagai sumber baik itu dari postingan linkedin, pembicara di sebuah webinar, atau mungkin dari teman anda yang bekerja ditempat lain. Tapi meski sering mendengarnya anda masih bingung dan belum paham apa itu HRIS? Di artikel ini kita akan belajar dan membahas semua hal dasar yang berkaitan dengan HRIS. Yuk kita simak pembahasanya

Daftat isi :

• Apa itu HRIS
• Mengapa HRIS penting bagi perusahaan
• Fungsi HRIS bagi perusahaan
• Manfaat menggunakan HRIS bagi perusahaan
• Bagaimana HRIS Mengoptimalkan peran HR
• Bagaimana JPayroll meningkatkan kinerja HR di perusahaan. 

Apa itu HRIS

HRIS adalah sebuah istilah yang merujuk pada singkatan Human Resource Information System yaitu sebuah sistem atau software yang mengintegrasikan berbagai macam informasi dan data terkait sumber daya manusia (HR) ke dalam suatu database untuk digunakan kembali dalam rangka pengambilan keputusan yang tepat dan cepat. Istilah HRIS juga seringkali dikaitkan dengan istilah lain seperti HRMS (human resources management system) dan HCMS (human capital management systems) tetapi pada intinya semua istilah tersebut merujuk pada definisi yang sama yaitu sebuah sistem manajemen karyawan. Simpelnya HRIS adalah sistem yang memudahkan perusahaan untuk mengelola karyawan. 

Mengapa HRIS penting bagi perusahaan? 

Divisi HRD memiliki banyak sekali peran dan fungsi di perusahaan tetapi pada dasarnya tugas utama HRD adalah melakukan pengelolaan karyawan atau yang biasa disebut dengan human resource management atau bahasa kerennya adalah HRM. Terdapat dua peran yang bisa dilakukan HRD. Yaitu peran administive dan peran strategik. Sebagai pemilik usaha anda tentu menginginkan peran HRD lebih optimal untuk memainkan peran strategik namun mengingat tugas-tigas administrasi HRD yang tidak bisa dikesampingkan, maka perlu dipahami bahwa untuk dapat mengoptimalkan peran strategis HRD terdapat dua opsi yang bisa dipertimbangkan :

• Membagi Tim HRD menjadi dua bagian. Satu bagian khusus yang menangani administrasi dan satu bagian khusus yang menangani strategik, atau
• Mengeliminasi proses administrasi dengan mengotomasikan proses HR pada sebuah sistem, lalu mengoptimalkan tim yang ada untuk memikirkan hal-hal strategik. 

Diantara dua pilihan diatas mana yang lebih cocok dengan anda?

Apabila anda memilih opsi kedua, maka disini anda membutuhkan tools atau alat yang bisa digunakan untuk mengeliminasi tugas administrasi HR dan mengoptimalkan peran strategik HR. Dan HRIS adalah salah tools yang tepat untuk anda pertimbangkan untuk digunakan di perusahaan anda. 

Jadi kembali ke pertanyaan utama. Mengapa perusahaan membutuhkan HRIS? Karena dengan menggunakan HRIS perusahaan dapat mengeliminasi sebanyak mungkin pekerjaan administratif HR dan mengoptimalkan peran HR sebagai Strategic Business Partner anda. Menarik bukan? Selanjutnya kita akan lebih dalam membahas terkait fungsi dan benefit yang akan diperoleh perusahaan ketika mengimplementasikan HRIS di perusahaan.

eits materi nya masih panjang supaya tetap catch up yuk subscribe blog JPayroll. supaya kami bisa tetap update artikel relevan terbaru seputar pengelolaan karyawan dengan teknologi. 

Fungsi HRIS

Seperti yang telah disinggung sebelumnya tujuan utama menggunakan HRIS adalah untuk melakukan otomasi proses HR di perusahaan. Lebih detail lagi setidaknya terdapat 5 fungsi utama yang disediakan oleh HRIS yaitu fungsi Manajemen Data Karyawan, Manajemen Kehadiran, Payroll, Rekrutmen dan Pengembangan SDM. 

Fungsi Manajemen Data Karyawan dalam HRIS

Salah satu fungsi dasar HRIS adalah Manajemen Data Karyawan, disini HRIS berfungsi untuk menyimpan dan menyajikan data karyawan secara lengkap dan mudah. Dengan menggunakan HRIS perusahaan akan terbantu dalam hal administrasi data karyawan. HRIS menyediakan data set yang lengkap yang dibutuhkan untuk administrasi data karyawan. Bagi karyawan, HRIS juga memudahkan dalam proses orientasi awal atau onboarding pada saat karyawan tersebut baru pertama kali bergabung di perusahaan. Dimana HRIS akan membantu persiapan apa saja yang dibutuhkan oleh karyawan dalam proses awal administrasi data karyawan. Selain itu HRIS juga membantu manajemen dalam menyajikan data karyawan secara lengkap guna keperluan analisa yang lebih mendalam. 

Fungsi Manajemen Kehadiran dalam HRIS

Salah satu beban administrasi yang dihadapi oleh departemen HR adalah manajemen kehadiran. Mengelola kehadiran adalah rutinitas yang pasti dilakukan oleh semua HRD di setiap perusahaan. Data kehadiran yang diolah juga terdiri dari beberapa komponen seperti absensi, jadwal kerja, jam lembur, jam istirahat, ijin, cuti, hari libur, dll. Dalam hal ini HRIS membantu perusahaan dalam mengintegrasikan data kehadiran mulai dari data di mesin absensi, cuti, lembur dan semua proses yang berkaitan dengan kehadiran karyawan dalam satu sistem. Proses ini tentu akan semakin efisien apabila HRIS yang digunakan memiliki fitur Employee Self Service. dimana karyawan juga dapat secara langsung menginputkan data kehadiran untuk diri mereka sendiri kedalam sistem. Dengan begini proses administrasi data kehadiran terkait ijin atau cuti akan terbantu oleh karyawan masing-masing serta proses persetujuan dari atasan mereka bisa secara langsung dilakukan dalam sistem. Hal ini akan menghasilkan data kehadiran yang siap digunakan untuk proses dan analisa lebih lanjut. Beberapa HRIS juga telah dilengkapi dengan sistem absensi online yaitu sebuah fitur yang memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi secara online dengan menggunakan device smartphone mereka masing-masing. 

Fungsi Perhitungan Gaji / Payroll

Secara umum setidaknya HR membutuhkan waktu sekitar 5 hari untuk melakukan proses perhitungan gaji. Waktu ini dibutuhkan untuk menghimpun data yang dibutuhkan untuk perhitungan gaji. Data yang dibutuhkan antara lain data kehadiran karyawan, data jam lembur, data BPJS, data kepesertaan program manfaat karyawan (employee benefit). Dengan menggunakan HRIS proses penggajian dapat dilakukan dalam waktu singkat karena data yang dibutuhkan untuk proses gaji telah tersedia dalam sistem. Beberapa HRIS yang dilengkapi dengan fitur perhitungan gaji akan dapat menghitung gaji secara otomatis dengan menggunakan data yang ada berdasarkan formula atau aturan yang telah diatur sedemikian rupa dalam sistem. 

Fungsi Rekrutmen dalam HRIS

Proses awal yang cukup menentukan dalam proses HR adalah rekrutmen karyawan. Tahapan ini sangat penting bagi HR untuk bisa memperoleh kandidat terbaik yang akan mengisi posisi kerja di perusahaan. Memilih kandidat yang tepat membutuhkan teknik analisis yang mendalam dan tak jarang membutuhkan intuisi yang cukup kuat. Namun siapa tahu kalau dalam proses ini HR juga seringkali dihadapkan pada setumpuk tugas administrasi. Mulai dari menyortir data CV pelamar, melakukan follow up kandidat, hingga membuat laporan hasil rekrutmen kepada user atau departemen terkait. HRIS membantu HR dalam menyederhanakan proses rekrutmen di perusahaan. Fungsi rekrutmen dalam HRIS umumnya dikenal dengan istilah ATS atau applicant tracking system. Sistem ini mampu menghimpun data pelamar dalam satu database, menyortir data pelamar sesuai dengan requirement yang dibutuhkan, memberikan analisa terkait kemampuan dan keahlian kandidat, dll. dengan proses administrasi yang telah di handle oleh HRIS, kini HR dapat lebih fokus untuk melakukan analisa mendalam terkait kandidat yang akan diterima di perusahaan. 

Fungsi Pengembangan SDM dalam HRIS

Salah satu fungsi yang paling diharapkan dalam penggunaan HRIS adalah pengembangan SDM. Fungsi ini tentunya baru akan dapat dilakukan secara optimal apabila data yang dibutuhkan cukup dan tersedia dalam sistem. Beberapa HRIS menyediakan fitur pengembangan SDM seperti penilaian karyawan, pelatihan karyawan, successor planning, talent management, dll. dengan fitur-fitur ini tentunya perusahaan akan sangat terbantu dalam memahami kemampuan, performa, dan karakteristik masing-masing karyawan, sehingga dapat ditentukan secara tepat posisi dan pengembangan seperti apa yang sesuai bagi karyawan tersebut. 

Manfaat Menggunakan HRIS

Disini kita sudah memahami apa itu HRIS, pentingnya menggunakan HRIS, dan fungsi-fungsi yang terdapat dalam HRIS. Dari berbagai macam kecanggihan yang disediakan oleh HRIS tentunya sistem ini akan memberikan manfaat bagi penggunanya. Manfaat dari penerapan HRIS tidak hanya dinikmati oleh perusahaan tetapi juga dinikmati oleh karyawan. Berikut adalah beberapa manfaat dari penerapan HRIS. 

Manfaat penerapan HRIS bagi perusahaan

• Meningkatkan kinerja HR hingga 80%
• Mempersingkat proses HR di perusahaan 
• Akses semua data karyawan dalam satu tempat
• Mengelola penggajian yang lebih terkontrol dengan menggunakan system
• Meminimalisir tingkat kesalahan
• Memperoleh hasil report yang lebih lengkap

Manfaat penerapan HRIS bagi karyawan

• Karyawan dapat melakukan validasi secara transparan atas data diri yang tersimpan dalam sistem
• Karyawan dapat secara mudah melakukan pengajuan ijin atau cuti tanpa proses administrasi yang berbelit-belit
• akses terhadap hak yang diperoleh
• akses terhadap slip gaji dengan cukup mudah
• akses terhadap pengumuman yang diberikan oleh perusahaan
• akses terhadap performa kerja secara transparan

Bagaimana HRIS bisa meningkatkan kinerja HR? 

Diatas kita telah memahami pentingnya HRIS serta manfaat apa saja yang bisa diperoleh dari penerapan HRIS di perusahaan. Lalu apakah benar HRIS dapat meningkatkan kinerja HR di perusahaan? Apabila iya, bagaimana caranya HRIS meningkatkan kinerja HR? Seperti yang telah disinggung sebelumnya bahwa terdapat gap antara ekspetasi dan realitas dari fungsi HR di perusahaan. Perusahaan tentunya ingin HR focus pada pengembangan kualitas karyawan dan hal-hal strategik lainya, namun seringkali perusahaan lupa bahwa terdapat segudang pekerjaan administratif HR yang tidak bisa diabaikan begitu saja. Pekerjaan adminsitratif inilah yang menyita waktu HR cukup banyak sehingga tidak dapat fokus pada pekerjaan strategik. HRIS dalam hal ini akan membantu sebanyak mungkin mengeliminasi proses administrasi HR diperusahaan. Serta meminimalisir proses birokasi yang panjang di dalam prosedur HR di perusahaan. Hal ini tentu akan meringankan beban HR dari pekerjaan administratif sehingga HR dapat lebih fokus pada hal-hal strategik yang dibutuhkan. Dalam hal ini tentu HRIS akan dapat meningkatkan kinerja HR dan juga meningkatkan kualitas SDM karyawan yang tentunya dapat meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan. 

Bagaimana JPayroll meningkatkan kinerja HR di perusahaan? 

Salah satu bayang-bayang yang dihadapi perusahaan pada saat memutuskan untuk implementasi HRIS adalah :

• Mahalnya biaya lisensi HRIS
• Rumitnya proses implementasi HRIS dengan resiko gagal implementasi 

Dalam hal ini JPayroll adalah sebuah sistem HRIS yang memiliki berbagai fungsi seperti pengelolaan data karyawan, absensi, penggajian, dan fungsi sumber daya manusia lainnya seperti Rekrutmen, Administrasi Benefit, Reimbursement, KPI, Manajemen Pelatihan, Manajemen Kompetensi, dll yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan peran HR di perusahaan. JPayroll dibuat khusus untuk dapat membantu perusahaan dalam mengimplementasikan sistem sesuai dengan ketentuan dan kebijakan yang berlaku di perusahaan. JPayroll menyediakan tim support yang siap membantu anda apabila anda mengalami kesulitan dalam pengoperasian aplikasi JPayroll. Dengan JPayroll, perusahaan dapat melakukan peralihan dari proses HR manual ke proses dengan digitalisasi sistem sehingga memudahkan pekerjaan HR di perusahaan serta meningkatkan kualitas proses HR di perusahaan. Konsultasikan kebutuhan perusahaan anda, tim kami siap membantu.

Jadi tunggu apalagi, siap untuk mengoptimalkan peran HR diperusahaan? Coba JPayroll sekarang.